Excelで請求書を作る方法を調べている方の中には、「何を記載すればよいのか分からない」「計算ミスが心配」「請求書テンプレートを自作したい」と考えている方も多いのではないでしょうか。
請求書は取引先へ代金を請求するための重要な書類です。内容に誤りがあると入金遅延や確認作業の増加につながるため、正確に作成することが大切です。
また、Excelを使えば自社の業務に合わせて自由にレイアウトを調整できます。関数を利用して金額や消費税を自動計算できるため、毎月の請求業務も効率化しやすくなります。
この記事では、Excelで請求書を作る方法の基本から、実際の作成手順、実務でよくあるミスの原因と対処法まで解説します。請求書作成のやり方を理解し、業務で使える請求書を作成できるようになることを目指します。
目次
Excelで請求書を作る方法とは？基本項目と使い方を解説
請求書を作る前に、まずは請求書に必要な項目を理解しておくことが重要です。
Excelの操作そのものは難しくありません。しかし、必要事項が不足していると取引先へ再提出することになり、結果的に作業時間が増えてしまいます。
特に初めて請求書を作成する場合は、見た目よりも「必要情報を漏れなく記載すること」を優先しましょう。
請求書テンプレートに必要な項目とは
一般的な請求書には次の内容を記載します。
- 請求書番号
- 発行日
- 請求先企業名
- 自社情報
- 品目
- 数量
- 単価
- 金額
- 消費税
- 請求合計金額
- 振込先情報
Excelでは上部に会社情報を配置し、中段に明細表、下部に振込先を配置する構成が使われることが多くなっています。
具体例①（基本的な請求書レイアウト）
| A | B | C | D | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 請求書 | ||||
| 3 | 請求先 | 株式会社ABC | |||
| 6 | 品目 | 数量 | 単価 | 金額 | |
| 7 | 保守契約 | 1 | 50000 | 50000 | |
| 8 | システム設定 | 2 | 20000 | 40000 |
D7には次の数式を入力します。
=B7*C7
数量と単価を掛け算し、金額を計算しています。
B7は数量、C7は単価、D7は金額を意味します。
実務では営業担当者や事務担当者が月末請求時に利用するケースが一般的です。
具体例②（複数明細を管理する例）
| A | B | C | D | |
| 7 | 商品A | 3 | 10000 | 30000 |
| 8 | 商品B | 2 | 15000 | 30000 |
| 9 | 商品C | 1 | 20000 | 20000 |
合計金額セルには次の数式を設定します。
=SUM(D7)
請求対象が増えても自動で集計できます。
実務での補足コメント
月末請求では20件以上の明細が並ぶこともあります。
そのため、毎回電卓で計算するのではなく、SUM関数による自動集計を利用した方がミスを減らしやすくなります。
初心者は見た目の装飾に時間をかけがちですが、まずは金額計算の正確性を優先しましょう。
Excelで請求書を作る方法の使い方は？数式設定のやり方を解説
請求書作成で最も重要なのが数式設定です。
数式を設定しておけば、数量や単価を変更した際に金額が自動更新されます。請求書を毎月作る担当者にとっては大きな作業効率化につながります。
また、相対参照と絶対参照の違いを理解しておくと、複数行へ数式をコピーしやすくなります。
消費税計算の使い方
税抜金額がD20に入っている場合は次の数式を使用します。
=D20*0.1
10％の消費税を計算しています。
具体例①（消費税の計算）
| A | B | |
| 20 | 税抜合計 | 100000 |
| 21 | 消費税 | 10000 |
| 22 | 請求額 | 110000 |
B21には次の数式を入力します。
=B20*0.1
具体例②（請求総額の計算）
B22には次の数式を入力します。
=B20+B21
税抜金額と消費税を合計しています。
相対参照と絶対参照の違い
相対参照はコピー先に応じて参照先が変化します。
例えば、
=B7*C7
を下へコピーすると、
=B8*C8
へ変化します。
一方で税率セルを固定したい場合は絶対参照を利用します。
=D7*$F$1
F1に税率を設定しておけば、一括変更が容易になります。
実務での運用イメージ
- 使用シーン：月末請求処理
- 操作担当者：経理担当
- 更新タイミング：毎月
- 判断内容：請求金額の確定
税率変更が発生した場合でも、税率セルのみ変更すれば全体へ反映できるため管理しやすくなります。
Excelで請求書を作る方法を実務で活用するやり方とは
実務では単に請求書を作るだけではなく、請求履歴の管理も重要です。
請求書ファイルが増えると、どの企業へいつ請求したのか分からなくなることがあります。そのため一覧管理と組み合わせる運用がおすすめです。
具体例①（請求管理台帳）
| A | B | C | D | |
| 1 | 請求日 | 請求先 | 金額 | 入金確認 |
| 2 | 5/31 | A社 | 110000 | 済 |
| 3 | 5/31 | B社 | 55000 | 未 |
請求書とは別シートで管理します。
具体例②（IF関数による判定）
入金確認欄を管理する場合は次のような数式も利用できます。
=IF(D2=”済”,”確認完了”,”未入金”)
条件によって表示内容を切り替えられます。
実務での活用例
営業代行会社の場合、
- 月末に案件ごとの売上を集計
- 請求書を発行
- 台帳へ記録
- 入金確認
という流れで利用されます。
よくあるミス
- 請求書番号が重複する
- 消費税計算を手入力する
- 合計欄だけ修正してしまう
- 明細行を削除して集計範囲がずれる
これらは後から発見すると確認工数が大きくなります。
対処法
計算部分は手入力せず、必ず数式を利用します。
また、毎月同じテンプレートをコピーして利用する運用にすると入力漏れを減らしやすくなります。
Excelで請求書を作る方法でできない原因とは？数式エラーの原因を解説
昨日まで動いていた請求書が急におかしく見えることがあります。
特にコピペ後や他人が作成したファイルを利用した場合に発生しやすく、初心者が最も焦りやすい場面でもあります。
ここでは代表的なエラーを確認しましょう。
#REF!エラーになる原因とは
次のような数式を考えます。
=D7+D8
この状態でD8行を削除すると、
=D7+#REF!
になる場合があります。
参照先セルが存在しなくなったためです。
対処法
- 削除前に数式を確認する
- 集計範囲を見直す
- 元データを復元する
#VALUE!エラーになる原因とは
数量欄へ文字列が入力されている場合です。
例：
| 数量 | 単価 |
| 三個 | 10000 |
数式
=B7*C7
では計算できません。
対処法
- 数字で入力する
- 全角文字を確認する
- コピペ元データを見直す
正常例と異常例の違い
| 状態 | 結果 |
| 数量=3 | 30000 |
| 数量=三 | #VALUE! |
この違いを理解しておくと原因を見つけやすくなります。
実務で多いトラブル
- 他人作成ファイルを利用した
- コピペ後に壊れた
- 一部だけエラーになった
- 集計範囲が変更された
数式自体が壊れているのではなく、参照先や入力内容が原因であるケースが少なくありません。
Excelで請求書を作る方法のポイント整理
Excelで請求書を作る方法は、一度テンプレートを作成してしまえば毎月の請求業務を効率化できます。
特に初心者の場合は、まず必要項目を正しく配置し、SUM関数やIF関数による自動計算を取り入れることが重要です。
今回のポイントを整理すると次のようになります。
- 請求書には請求先や金額などの基本情報が必要
- SUM関数で合計を自動計算する
- 消費税は数式で計算する
- 相対参照と絶対参照を理解する
- #REF!や#VALUE!の原因を把握する
- 請求台帳と組み合わせて管理する
実務では請求書作成そのものよりも、その後の入金管理や売上管理まで含めて運用することが大切です。
また、請求書だけでなく見積書や売上管理表も連携して利用すると、業務全体を効率化しやすくなります。
