Excelでは、セルに入力できるデータの種類や範囲をあらかじめ指定できる「入力規則」という機能があります。
担当者ごとに入力する文字や数字の表記がばらばらになり、集計や検索がうまくいかなくなった経験がある方もいるのではないでしょうか。
入力規則を使うと、決まった選択肢だけをプルダウンリストから選ばせたり、数値の範囲を制限したりできます。
シートを作った本人以外が入力する場合でも、誤入力を防ぐしくみを用意した状態で安心して運用できます。
この記事では、入力規則の基本的な使い方と設定のやり方を、プルダウンリストの作成手順を中心に解説します。
あわせて、入力規則がうまく機能しない場合によくある原因や、規則の解除方法にも触れます。
リストの選択肢を指定する際にはセル参照を使うため、あわせてセル参照の基本を確認しておくと設定の理解がスムーズになります。
Excelの入力規則とは？できることと基本の考え方
入力規則とは、セルに入力できる値の種類や範囲をあらかじめ制限する、Excelの表専用の機能です。
「データ」タブの「データの入力規則」から設定でき、リストや整数、日付、文字列の長さなど複数のモードから選べます。
たとえば「都道府県」の列に入力規則でリストを設定すると、あらかじめ決めた47都道府県の中からしか選べなくなります。
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | 都道府県 | 担当者 |
| 2 | 東京都 | 佐藤 |
| 3 | 東京 | 田中 |
上の表では、A2セルとA3セルに「東京都」と「東京」という表記ゆれが混在しています。
リストによる入力規則を設定していれば、A列には決められた47都道府県の表記しか入力できなくなり、この表記ゆれ自体が起こらなくなります。
在庫管理表で「数量」の列に整数モードの入力規則を設定すれば、0未満の数値や小数点を含む値は入力できなくなります。
集計時に想定外の値が混ざるトラブルを、入力の時点で防げるようになります。
実務では、顧客管理表のように複数人で更新するシートほど入力規則の効果が大きくなります。
担当者ごとの入力ルールを口頭やマニュアルで伝える代わりに、シート側にあらかじめ制限をかけておく方が確実です。
初心者がつまずきやすいのは、入力規則を設定しても、設定より前から入力されていた既存のデータまではチェックされない点です。
既存データにも規則を適用したい場合は、入力規則の設定後に対象範囲を選び直して再確認する作業が必要になります。
データの入力規則の使い方と設定方法を解説
入力規則の設定は、対象のセル範囲を選択したうえで「データ」タブ→「データの入力規則」を開き、条件を指定するという流れで行います。
条件のモードによって設定できる項目が変わるため、代表的な3つのモードごとに使い方を確認します。
リスト機能でプルダウンを作る使い方
プルダウンリストを作るには、入力規則の「入力値の種類」で「リスト」を選び、選択肢の範囲を指定します。
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 商品名 | 担当 | 種別 | ||
| 2 | 文具 | ||||
| 3 | 書籍 | ||||
| 4 | 雑貨 |
E2からE4に選択肢の元になる「種別」の一覧を用意し、C列にリストの入力規則を設定します。
元の値：=$E$2:$E$4
設定するセル位置はC2からC10のような入力対象範囲で、元の値の欄に上記の数式を絶対参照で入力します。
C2セルをクリックするとセルの右側に▼マークが表示され、クリックすると文具・書籍・雑貨の3つだけが選べる状態になります。
これにより、担当者が手入力で「文房具」「ぶんぐ」のような表記ゆれを起こす余地がなくなります。
数値や日付の入力範囲を制限するやり方
数値の入力ミスを防ぎたい場合は、「入力値の種類」で「整数」または「小数点数」を選び、最小値と最大値を指定します。
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | 商品名 | 数量 |
| 2 | ノート | 50 |
B2からB10を選択して入力規則を開き、種類を「整数」、範囲を「次の値の間」、最小値を1、最大値を1000に設定します。
この状態でB2セルに1001や0.5のような値を入力すると、あらかじめ設定したエラーメッセージが表示されて確定できません。
数量のような業務上ありえない値を、集計前の入力段階ではじく処理になります。
エラーメッセージと入力時メッセージの設定方法
入力規則の「エラーメッセージ」タブでは、無効な値が入力されたときに表示する内容を設定できます。
スタイルを「停止」にすると、条件を満たすまで確定自体ができなくなり、誤入力を確実に防げます。
タイトルを「入力エラー」、エラーメッセージを「一覧から選択してください」のように設定すると、担当者に何を直せばよいかが伝わります。
「入力時メッセージ」タブを使えば、セルを選択した時点で「文具・書籍・雑貨のいずれかを選んでください」といった案内を先に表示することもできます。
入力規則を使ったプルダウンと重複チェックのやり方
入力規則は「ユーザー設定」を選ぶと、数式を使った独自の条件を指定できます。
ここでは、商品コードの重複入力を防ぐ例を確認します。
| A | |
|---|---|
| 1 | 商品コード |
| 2 | A001 |
| 3 | A002 |
| 4 | A001 |
=COUNTIF($A$2:$A$10,A2)=1
A2からA10を選択して入力規則を開き、種類を「ユーザー設定」にして上記の数式を入力します。
この状態でA4セルに既に入力済みの「A001」を入力すると、COUNTIF関数の結果が2件になり条件を満たさずエラーメッセージが表示されます。
同じ商品コードが複数行に紛れ込むミスを、入力の時点で止められる処理です。
COUNTIF関数は指定した範囲の中で条件に一致する件数を数える関数で、結果が1件を超えたら重複と判断するしくみです。
入力規則は無効な値の入力自体を止める機能ですが、既に入力済みのデータの重複や条件外の値を後から見つけたい場合は、条件付き書式で該当セルに色を付ける方法も役立ちます。
入力規則と条件付き書式を組み合わせると、入力時のチェックと入力後の確認を両方カバーできます。
また「日本語入力」タブを使うと、入力規則を設定したセルで日本語入力モードのオン・オフを指定できます。
商品コードのように半角英数字だけを入力してほしいセルでは、日本語入力を「オフ」に設定しておくと入力の手間も減らせます。
入力規則でよくあるミスとエラーが出る原因
入力規則を設定していても、思ったように機能しないケースにはいくつかの共通した原因があります。
1つ目は、既存のデータには入力規則がさかのぼって適用されない点です。
規則を設定する前から入力されていた値は無効な内容でもそのまま残るため、後から一括で見直す作業が別途必要になります。
2つ目は、エラーメッセージのスタイルを「注意」や「情報」にしているため、無効な値でも「はい」を選べば入力できてしまう原因です。
入力を確実に止めたい場合は、スタイルを「停止」に設定します。
3つ目は、他のセルからコピーした値を貼り付けると、入力規則のチェックをすり抜けてしまう点です。
入力規則はキーボードからの直接入力を止める機能で、コピー&ペーストによる貼り付けまでは初期設定では防げません。
貼り付け操作が多い表では、貼り付け後に対象範囲を選び直して条件を満たすか確認する運用が必要になります。
4つ目は、リストの元の値を相対参照のまま指定してしまう原因です。
行の挿入や削除、フィルダウンの操作によって参照範囲がずれ、意図しない選択肢が表示されることがあります。
リストの元の値は、E2のように相対参照ではなく$E$2:$E$4のような絶対参照で指定するのが基本です。
入力規則を解除したい場合は、対象セルを選んで「データの入力規則」を開き、「すべてクリア」を選ぶと元の状態に戻せます。
入力規則は準備しておくほど入力ミスを防げる
入力規則は、セルに入力できる値の種類や範囲をあらかじめ制限し、表記ゆれや誤入力を入力の時点で防ぐ機能です。
リストモードを使えばプルダウンで選択肢を統一でき、整数や小数点数モードを使えば数値の範囲を制限できます。
ユーザー設定を使えば、COUNTIF関数などを組み合わせた重複チェックのような独自の条件も指定できます。
設定する際は、リストの元の値を絶対参照にすること、エラーメッセージのスタイルを「停止」にすることの2点を押さえておくと、意図しない抜け道を防げます。
既存データには規則がさかのぼって適用されない点も忘れずに、必要に応じて後から見直しを行います。
入力規則はCOUNTIF関数のような数式と組み合わせて使う場面も多いため、あわせてExcelの基本的な関数も確認しておくと理解が深まります。
複数人でシートを共有する場面ほど、入力規則を準備しておく効果は大きくなります。
