Excelを使っていると、こんな依頼をされることがあります。
・合格なら「〇」、不合格なら「×」を表示したい
・売上が目標以上なら「達成」と表示したい
・金額によってランク分けしたい
このときに登場するのがIF関数です。
でも多くの人が、
「なんとなく難しそう」
「カッコが多くて混乱する」
と感じています。
実はIF関数は、Excelの中で一番“考え方がシンプル”な関数です。
目次
IF関数は「もし〜なら」の形
IF関数がやっていることは、たったこれだけです。
もし〇〇なら → A
そうでなければ → B
たとえば、
・点数が70点以上なら「合格」
・それ以外は「不合格」
という判断をExcelにさせるだけ。
やっていることは、人間の思考そのままです。
実務ケース① 合否判定
例）
点数が70以上なら「合格」、未満なら「不合格」
ここで考えることは3つだけ。
- 条件は何か？（70以上）
- 条件を満たしたら何を表示？（合格）
- 満たさなければ？（不合格）
この整理ができれば、式は自然に組めます。
実務では「条件が複数」になる
ここからが混乱ポイントです。
例）
・90点以上 → A
・70点以上 → B
・それ未満 → C
こうなると、IFの中にIFを入れる（ネスト）という書き方になります。
ここで多くの人が、カッコ迷子になります。
そこで登場するのがIFS関数
IFSは、
「条件が複数あるとき用のIF」
です。
構造はとてもシンプル。
条件1なら → 結果1
条件2なら → 結果2
条件3なら → 結果3
と、上から順番に判定していくだけ。
ネスト不要なので、読みやすさが大きく改善されます。
どっちを使えばいい？
判断基準はこれだけです。
・条件が1つ → IF
・条件が2つ以上 → IFS
ただし、「それ以外は〇〇」と明確に分けたいならIFでもOK。
重要なのは、式の正しさより“読みやすさ”です。
IFは“判断の基本”になる理由
実は、
・COUNTIF
・SUMIF
・AVERAGEIF
これらはすべて、
IFの考え方をベースにしています。
・条件を決める
・対象を絞る
・結果を出す
つまり、IFが理解できると、Excel全体の理解が一段上がります。
AIを使うと理解がさらに早い
もし式で迷ったら、AIにこう聞いてみてください。
Excelで
「〇〇の場合は△△、それ以外は□□」
と表示したいです。
IFとIFSどちらを使うべきか、理由と式例も教えてください。
AIは、
・条件整理
・式の例
・なぜその関数なのか
まで整理してくれます。
式を暗記するより、判断を言語化する方が成長は早いです。
まとめ
IF関数は難しい関数ではありません。
やっていることは、
人間の判断を、そのままExcelにさせること。
・条件は何か
・満たしたら何をするか
・満たさなければ何をするか
この3点だけです。
ここが整理できれば、COUNTIFもSUMIFも怖くなくなります。
