【Excel初心者向け】どの関数を使う?よくある実務ケースで判断力を身につける

Excelで作業していると、こんな場面によく出会います。

・データはある
・条件も分かっている
・でも「どの関数を使うか」で止まる

COUNT?
SUM?
AVERAGE?
IF?
IFS?

関数名が頭に浮かんだ瞬間、手が止まる。

これは、Excel初心者だけでなく、少し慣れてきた人でもよくある状態です。

この記事では、

実務でよくあるケースを使って「どの関数を選ぶか」を判断する思考回路

を整理します。

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ケース①「〇〇はいくつある?」と聞かれたとき

例)
・今月の申請件数はいくつ?
・合格者は何人?

この時点で、やりたいことは「件数」です。

→ 使うのは COUNT系

条件がなければ
COUNT / COUNTA

条件があれば
COUNTIF / COUNTIFS

ここで考えるのは、「数えたい対象は何か?」だけ。

ケース②「合計はいくら?」と聞かれたとき

例)
・今月の売上合計はいくら?
・Aさんの交通費はいくら?

この場合、ゴールは「合計」です。

→ 使うのは SUM系

条件がなければ
SUM

条件があれば
SUMIF / SUMIFS

COUNTと迷ったら、最終的に知りたいのが数字の合計かどうかで判断します。

ケース③「平均はどれくらい?」と聞かれたとき

例)
・平均点はいくつ?
・1件あたりの平均金額は?

ここでやりたいのは、平均を出すことです。

→ 使うのは AVERAGE系

条件がなければ
AVERAGE

条件があれば
AVERAGEIF / AVERAGEIFS

「計算が難しそう」と感じても、判断の流れはCOUNTやSUMと同じです。

ケース④「〇〇だけを対象にしたい」と言われたら

ここで、IFが登場します。

例)
・東京だけ
・Aさんだけ
・合格者だけ

この時点で、

IF(条件付き)を使う

という判断になります。

・条件が1つ → IF
・条件が複数 → IFS

関数名が変わっても、Excelはずっと同じことをしています。

ケース⑤「どれを使うか分からない」ときの整理順

迷ったら、必ずこの順番で考えてください。

  1. 最後に知りたいのは何?
     → 件数 / 合計 / 平均
  2. 条件はある?
     → ない / 1つ / 複数

これだけで、

COUNT
SUM
AVERAGE

と、IF / IFS の組み合わせが自然に決まります。

AIを使うと実務判断が一気に楽になる

実務では、関数名を思い出すよりも、

状況を説明する方が早い

ことが多いです。

そんなときは、AIにこう聞いてみてください。

Excelで
「〇〇のデータから、△△だけを対象にして、
件数(または合計・平均)を出したいです。
どの関数を使うべきか、理由と一緒に教えてください。」

AIは、

・COUNT系か
・SUM系か
・AVERAGE系か
・IF / IFSか

を、日本語ベースで整理してくれます。

まとめ|関数は「問題文」で決まる

Excelでは、

・問題文を読む
・ゴールを決める
・条件を整理する

この順番がすべてです。

関数名から考えなくても大丈夫。

「何を知りたいか?」を言葉にできれば、使う関数は自然に決まります。