Excelで作業していると、こんな場面によく出会います。
・データはある
・条件も分かっている
・でも「どの関数を使うか」で止まる
COUNT？
SUM？
AVERAGE？
IF？
IFS？
関数名が頭に浮かんだ瞬間、手が止まる。
これは、Excel初心者だけでなく、少し慣れてきた人でもよくある状態です。
この記事では、
実務でよくあるケースを使って「どの関数を選ぶか」を判断する思考回路
を整理します。
目次
ケース①「〇〇はいくつある？」と聞かれたとき
例）
・今月の申請件数はいくつ？
・合格者は何人？
この時点で、やりたいことは「件数」です。
→ 使うのは COUNT系
条件がなければ
COUNT / COUNTA
条件があれば
COUNTIF / COUNTIFS
ここで考えるのは、「数えたい対象は何か？」だけ。
ケース②「合計はいくら？」と聞かれたとき
例）
・今月の売上合計はいくら？
・Aさんの交通費はいくら？
この場合、ゴールは「合計」です。
→ 使うのは SUM系
条件がなければ
SUM
条件があれば
SUMIF / SUMIFS
COUNTと迷ったら、最終的に知りたいのが数字の合計かどうかで判断します。
ケース③「平均はどれくらい？」と聞かれたとき
例）
・平均点はいくつ？
・1件あたりの平均金額は？
ここでやりたいのは、平均を出すことです。
→ 使うのは AVERAGE系
条件がなければ
AVERAGE
条件があれば
AVERAGEIF / AVERAGEIFS
「計算が難しそう」と感じても、判断の流れはCOUNTやSUMと同じです。
ケース④「〇〇だけを対象にしたい」と言われたら
ここで、IFが登場します。
例）
・東京だけ
・Aさんだけ
・合格者だけ
この時点で、
IF（条件付き）を使う
という判断になります。
・条件が1つ → IF
・条件が複数 → IFS
関数名が変わっても、Excelはずっと同じことをしています。
ケース⑤「どれを使うか分からない」ときの整理順
迷ったら、必ずこの順番で考えてください。
- 最後に知りたいのは何？
→ 件数 / 合計 / 平均 - 条件はある？
→ ない / 1つ / 複数
これだけで、
COUNT
SUM
AVERAGE
と、IF / IFS の組み合わせが自然に決まります。
AIを使うと実務判断が一気に楽になる
実務では、関数名を思い出すよりも、
状況を説明する方が早い
ことが多いです。
そんなときは、AIにこう聞いてみてください。
Excelで
「〇〇のデータから、△△だけを対象にして、
件数（または合計・平均）を出したいです。
どの関数を使うべきか、理由と一緒に教えてください。」
AIは、
・COUNT系か
・SUM系か
・AVERAGE系か
・IF / IFSか
を、日本語ベースで整理してくれます。
まとめ｜関数は「問題文」で決まる
Excelでは、
・問題文を読む
・ゴールを決める
・条件を整理する
この順番がすべてです。
関数名から考えなくても大丈夫。
「何を知りたいか？」を言葉にできれば、使う関数は自然に決まります。
